Informativa sul trattamento dei dati personali

Informazioni ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Versione del 7 novembre 2026.

1. Titolare e contatti

Il titolare del trattamento è surfHers ETS, con sede in Via Aldo Dimito, SNC — 74121 Taranto (TA). Per informazioni sul trattamento dei dati e per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a associazionesurfhers@gmail.com o alla sede dell’associazione.

2. Quali dati raccogliamo e da dove provengono

Raccogliamo nome e cognome, email, azienda, ruolo professionale, dimensione dell’azienda e le risposte al questionario sui bisogni nella gestione del team. Il numero di telefono è facoltativo e può essere fornito nel modulo per eventuali necessità organizzative legate all’evento. Se forniti all’organizzazione, possono essere registrati anche il referente surfHers e note strettamente organizzative. Conserviamo inoltre lo stato dell’iscrizione, l’eventuale inserimento in lista d’attesa, la presenza e l’orario del check-in, gli invii dei materiali effettuati dal gestionale e la data di presa visione di questa informativa. Per le comunicazioni dell’evento conserviamo anche le bozze delle campagne email, i destinatari selezionati, i testi personalizzati e gli esiti tecnici degli invii, compresi eventuali errori.

I dati sono forniti direttamente da te o inseriti dagli incaricati di surfHers sulla base di contatti e informazioni che hai già condiviso con l’associazione per l’iniziativa. Per i contatti inseriti dall’organizzazione puoi chiedere la fonte specifica scrivendo al titolare. Il servizio tecnico può trattare dati di connessione e accesso necessari al funzionamento e alla sicurezza.

Nei campi liberi non inserire nomi di dipendenti o colleghi, dati sanitari, opinioni politiche, appartenenza sindacale o altre informazioni riservate su persone identificabili. Descrivi le situazioni aziendali senza identificare terzi.

3. Perché utilizziamo i dati e su quali basi

• Gestire la tua richiesta di partecipazione: iscrizione, eventuale lista d’attesa, comunicazioni operative, accoglienza, questionario per preparare il confronto e condivisione della guida. La base giuridica è l’esecuzione del servizio richiesto e delle misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR).
• Gestire inviti individuali e richieste già avviate con l’associazione: il legittimo interesse di surfHers a dare seguito a rapporti e interlocuzioni pertinenti all’evento, nei limiti delle ragionevoli aspettative degli interessati (art. 6, par. 1, lett. f). Puoi opporti contattando il titolare. Questa finalità non autorizza invii promozionali indiscriminati.
• Adempiere a eventuali obblighi normativi: art. 6, par. 1, lett. c, GDPR. La tutela di diritti in caso di contestazioni si basa sul legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f).

Durante il brunch le risposte saranno presentate in forma aggregata, eliminando riferimenti che consentano di identificare singole persone o aziende. Non pubblichiamo le risposte individuali o l’elenco dei contatti.

Questo modulo non iscrive automaticamente alla newsletter, all’associazione o a campagne commerciali. Eventuali comunicazioni promozionali, adesioni o utilizzi di foto e video richiedono una gestione separata e, quando necessario, un consenso specifico e facoltativo.

4. Conferimento dei dati e presa visione

I campi contrassegnati con asterisco servono a completare il percorso di iscrizione previsto per l’evento. Senza tali informazioni non è possibile completare il modulo online; per esigenze o modalità alternative puoi contattare l’organizzazione. Non è necessario fornire dati sensibili o descrivere in dettaglio situazioni riservate.

Il numero di telefono non è obbligatorio e non viene utilizzato per iscrivere a comunicazioni promozionali o liste WhatsApp. La casella «Ho letto l’informativa privacy» documenta la presa visione: non è un consenso generico al trattamento né un consenso marketing.

5. Chi può accedere ai dati

Possono accedere ai dati le persone autorizzate da surfHers che si occupano dell’organizzazione e, per le attività strettamente necessarie, i fornitori dei servizi tecnici. Il gestionale utilizza l’infrastruttura di ChatGPT Sites / OpenAI e Cloudflare per hosting, accesso e archiviazione. Le comunicazioni gestite tramite l’indirizzo dell’associazione utilizzano i servizi di posta Google. Per l’invio automatico delle comunicazioni dell’evento, quando attivato dall’organizzazione, è utilizzato Brevo (Sendinblue). Sono trasmessi a questo fornitore gli indirizzi dei destinatari e i contenuti necessari all’invio, con registrazione degli esiti tecnici.

Il ricorso a fornitori comporta la verifica dei rispettivi ruoli e degli accordi applicabili al trattamento. Non vendiamo i tuoi dati e non li cediamo a sponsor o partner per finalità promozionali.

6. Servizi tecnici e trasferimenti internazionali

I servizi tecnici sopra indicati possono comportare trattamenti anche fuori dallo Spazio economico europeo. Gli eventuali trasferimenti devono essere coperti dagli strumenti previsti dagli articoli 44 e seguenti del GDPR, quali decisioni di adeguatezza, ove applicabili al destinatario, o clausole contrattuali standard e ulteriori misure necessarie. Per informazioni sulle destinazioni e sulle garanzie applicabili al servizio utilizzato, o per ottenerne copia, contatta il titolare.

L’accesso con ChatGPT è disciplinato anche dalle condizioni e dall’informativa del relativo fornitore. I link esterni alla guida o ad altri strumenti possono condurre a servizi con proprie informative. Il Manager Score è facoltativo e distinto dal questionario di iscrizione. Le risposte, il totale e il consenso sono associati alla scheda partecipante e accessibili all’organizzazione; il relativo trattamento è descritto nell’informativa dedicata disponibile su /manager-score/privacy prima della compilazione.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati per il tempo necessario a organizzare l’evento, gestire la partecipazione, inviare i materiali richiesti e chiudere le richieste operative collegate. La conclusione di queste attività costituisce il criterio per cancellare o anonimizzare i dati non più necessari. Eventuali dati soggetti a obblighi di legge o necessari per una contestazione sono conservati limitatamente a tali esigenze e per i relativi termini. Restano utilizzabili le sole statistiche rese effettivamente anonime.

8. I tuoi diritti

Nei casi previsti dal GDPR puoi chiedere accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità; puoi opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Se un trattamento futuro si baserà sul consenso, potrai revocarlo senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Scrivi a associazionesurfhers@gmail.com.

Puoi inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, fatto salvo ogni altro rimedio previsto dalla legge.

9. Decisioni automatizzate e aggiornamenti

Il gestionale non effettua profilazione né decisioni automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi. L’assegnazione alla lista d’attesa segue il numero di posti disponibili ed è verificabile dall’organizzazione. Eventuali modifiche rilevanti alle finalità o agli strumenti utilizzati saranno comunicate aggiornando questa informativa prima dei nuovi trattamenti.

Riferimenti: indicazioni del Garante su trasparenza e informativa.